3 benutzerdefinierte Hazel-Regeln, mit denen Sie die Dateiverwaltung automatisieren können

„Wiederholen Sie sich nicht“ ist eine Grundregel der Programmierung. Sie soll Programmierer davor warnen, denselben Codeabschnitt wiederholt manuell auszuführen, wenn Computer so etwas automatisch erledigen können. Aber Sie müssen kein Programmierer sein, um Wiederholungen zu vermeiden. Wenn Sie ein Mac-Benutzer sind, hilft Ihnen Hazel dabei, Ihre Dateien automatisch zu organisieren, wodurch Ihre Effizienz gesteigert wird und Ihr Kopf von der lästigen Plackerei befreit wird, Bits manuell hin und her zu verschieben.

Was ist Haselnuss?

Hazel ist eine macOS-Anwendung, die eine benutzerfreundliche grafische Benutzeroberfläche für einige recht fortgeschrittene Skriptfunktionen bietet. Es funktioniert nach einer ziemlich einfachen „Wenn dies, dann das“-Struktur, d. h. es ordnet bestimmte Parameter bestimmten Dateien zu und führt dann eine Aufgabe aus, wenn diese Parameter erfüllt sind. Obwohl die Logik einfach ist, können Sie eine Reihe komplexer Funktionen miteinander verketten, um anspruchsvolle Programme zu erstellen und diese dann so einzustellen, dass sie ausgeführt werden, wann immer Sie möchten.

Einrichten von Hazel

Hazel ist einfach einzurichten. Nachdem Sie heruntergeladen und die Anwendung installiert haben, finden Sie sie in Ihren Systemeinstellungen. Klicken Sie auf das Symbol, um den Einstellungsbereich zu öffnen, und Sie können loslegen.

Wenn Sie den Bereich zum ersten Mal öffnen, befinden Sie sich auf der Registerkarte „Info“, die Ihnen mitteilt, ob Hazel derzeit ausgeführt wird oder nicht, und Ihnen einige weitere Informationen bietet. Sie sehen eine Schaltfläche mit der Aufschrift „Hazel starten“, aber lassen Sie diese vorerst deaktiviert. Wenn Sie es jetzt starten, werden alle Ihre Regeln angewendet, sobald Sie sie speichern, was möglicherweise nicht das ist, was Sie möchten, wenn Sie gerade erst anfangen.

Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie das Kontrollkästchen unten mit der Aufschrift „Hazel-Status in der Menüleiste anzeigen“ aktivieren.

Auf der linken Seite des Fensters sehen Sie eine Spalte mit einer Liste von Ordnern. Klicken Sie auf einen dieser Ordner. Der rechte Bereich mit der Bezeichnung „Regeln“ wird mit einigen Kontrollkästchen gefüllt. Diese Demoregeln sind in Hazel enthalten und derzeit deaktiviert, können aber als Inspiration nützlich sein.

1. Bereinigen Sie Ihren Download-Ordner regelmäßig

Ich neige dazu, meinen Download-Ordner als mein „On-Deck“-Verzeichnis zu verwenden. Daher ist er vollgestopft mit Dateien, die einst wichtig waren, jetzt aber nutzlos sind. Glücklicherweise können wir eine sehr einfache Regel erstellen, die uns hilft, dieses Problem zu lösen.

1. Um eine neue Regel in Hazel zu erstellen, klicken Sie zunächst in der Ordner-Seitenleiste auf den Ordner, den Hazel überwachen soll. In diesem Fall verwenden wir den Ordner „Downloads“. Klicken Sie dann auf die Plus-Schaltfläche.

2. Geben Sie Ihrer Regel einen Titel, der ihre Funktion klar erklärt.

Jetzt legen wir unsere Kriterien fest.

3. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü mit der Bezeichnung „Name“ und ändern Sie es in „Zuletzt geöffnetes Datum“.

4. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü mit der Bezeichnung „ist“ und ändern Sie es in „ist nicht im letzten“.

5. Ändern Sie „1 Stunde“ in „7 Tage“ oder einen beliebigen anderen Zeitintervall, mit dem Sie einverstanden sind.

Im nächsten Abschnitt legen wir fest, was mit Dateien geschehen soll, die unseren Kriterien entsprechen.

6. Klicken Sie auf „Kein Ordner ausgewählt“ und ändern Sie es in „Papierkorb“.

7. Klicken Sie auf „OK“, um die Regel zu speichern. Wenn Hazel aktiviert ist, wird diese Regel sofort nach dem Klicken auf „OK“ angewendet, sodass alle Dateien, die älter als sieben Tage sind, in den Papierkorb verschoben werden.

Dies ist vielleicht die einfachste mögliche Hazel-Regel, aber sie ist trotzdem nützlich. Ich verwende tatsächlich mehrere in Kombination, die Dateien je nach Typ und Alter zu unterschiedlichen Zeiten verschieben und löschen. Hier ist ein Screenshot meiner aktuellen Download-Regeln mit Titeln, die Ihnen eine Vorstellung davon geben sollten, was sie bewirken.

2. Alte Dateien organisieren und komprimieren

Diese Regel, die ich zum Organisieren meines Desktops verwende, besteht aus zwei Teilen. Zunächst richten wir eine Regel ein, die alte Dateien in einen bestimmten Ordner legt.

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Ihren Desktop-Ordner. Wenn der Desktop-Ordner nicht vorhanden ist, klicken Sie unter der Ordnerliste auf das Pluszeichen.

2. Klicken Sie im Regelbereich auf die Plus-Schaltfläche, um eine neue Regel zu erstellen.

3. Ändern Sie Ihr Dropdown-Menü „Name“ in „Zuletzt geändert am“, „ist nicht im letzten“ und ändern Sie das Zeitintervall auf eine Woche.

4. Ändern Sie das Dropdown-Menü „Verschieben“ in „In Unterordner sortieren“.

5. Klicken Sie auf das Textfeld nach „mit Muster“, um eine Liste der Umbenennungstoken anzuzeigen, die Sie verwenden können. Wählen Sie „aktuelles Datum“ aus.

6. Klicken Sie in Ihrem Textfeld nach dem aktuellen Datumstoken und geben Sie „Archiv“ ein.

7. Klicken Sie auf „Fertig“, um das Textfeld zu schließen, und auf „OK“, um die Regel zu bestätigen.

Jetzt richten wir als Regel ein, diese Ordner in ZIP-Archive zu komprimieren.

8. Erstellen Sie eine weitere neue Regel im Desktop-Ordner, indem Sie auf die Plus-Schaltfläche unter der Regelliste klicken.

9. Erstellen Sie zwei Regeln: Name enthält „Archiv“ und Art ist Ordner.

10. Klicken Sie auf das Aktions-Dropdown-Menü, um „Archivieren“ auszuwählen.

Diese Regel archiviert automatisch alles, was in den letzten sieben Tagen nicht geändert wurde.

3. Gescannte Dokumente basierend auf OCR-Inhalten umbenennen und ablegen

Damit diese letzte Regel funktioniert, ist externe Hardware oder Software erforderlich. Ich verwende meinen ScanSnap, der gescannte Dokumente in PDFs mit eingebetteten Live-Textdaten umwandelt. Auf diese Weise kann ich gescannte Dokumente automatisch in den entsprechenden Ordnern ablegen.

Sie wissen jetzt, wie Sie diese Regel lesen müssen. Sie erfüllt drei Bedingungen und verwendet den Inhalt des PDFs als Auslöser für die folgenden Aktionen. Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, benennt die Regel den Ordner mit dem Datum der Scan-Erstellung und dem Namen der Rechnung um und legt ihn in meinem Ordner „Kontoauszüge“ ab.

Abschluss

Wenn Sie mit der Erstellung aller Regeln fertig sind, können Sie zu den Systemeinstellungen zurückkehren und Hazel aktivieren.

Wie Sie sehen, ist Hazel unglaublich leistungsfähig und die drei oben genannten Regeln sind nur Beispiele. Nehmen Sie sich die Zeit, herumzuspielen und zu experimentieren, und Sie werden sicher auf etwas Nützliches stoßen.

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