Schöpfen Sie die verborgenen Möglichkeiten der Vorschau für eine bessere Verwaltung von PDF-Dateien [Mac]

PDFs sind schnell zum De-facto-Standard für den Dokumentenaustausch geworden. Ein Vorteil ist, dass sie nicht leicht zu bearbeiten sind, was bedeutet, dass Ihr Empfänger dasselbe sieht, was Sie gesendet haben. Ein Nachteil ist, dass sie nicht leicht zu bearbeiten sind, wodurch selbst einfache Anpassungen unnötig komplex erscheinen.

Sie glauben vielleicht, Sie benötigen Adobe-Software zum Bearbeiten von PDF-Dateien, doch Preview, der in MacOS enthaltene PDF- und Bildbetrachter, ist viel leistungsfähiger, als es auf den ersten Blick scheint, und es gibt eine Reihe versteckter Funktionen, die Ihnen den Umstieg auf Acrobat ersparen könnten.

1. Dokumente unterzeichnen

Vergessen Sie nicht, Dokumente auszudrucken, um sie zu unterschreiben – wenn Sie Ihre Unterschrift einmal in der Vorschau speichern, können Sie sie für immer zu Dokumenten hinzufügen.

1. Unterschreiben Sie mit einem Kugelschreiber auf einem weißen Blatt Papier. Achten Sie darauf, dass Sie um Ihre Unterschrift herum ausreichend Platz lassen.

2. Blenden Sie die Markierungssymbolleiste im Menü „Ansicht“ ein.

3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Signatursymbol.

4. Klicken Sie im angezeigten Dropdown-Menü auf die Registerkarte „Kamera“.

5. Halten Sie Ihr unterschriebenes Dokument vor die Kamera Ihres Computers. Versuchen Sie, die Signaturvorschau an der blauen Linie auf dem Bildschirm auszurichten, aber streben Sie nicht nach Perfektion. Sie müssen wahrscheinlich Ihren Hals recken, um um Ihr Dokument herumsehen zu können.

6. Wenn alles gut aussieht, klicken Sie auf „Fertig“, um die Signatur zu speichern.

7. Navigieren Sie zu der Seite, die Sie unterschreiben müssen, und klicken Sie erneut auf das Signatursymbol. Hier sehen Sie Ihre kürzlich erstellte Signatur. Klicken Sie darauf, um sie einzufügen.

8. Passen Sie die Größe Ihrer Signatur an und platzieren Sie sie mithilfe der blauen Griffe auf der Seite. Sie wird standardmäßig in maximaler Größe und in der Mitte der Seite eingefügt, Sie müssen sie also auch verkleinern und ein wenig verschieben.

9. Speichern oder exportieren Sie die PDF-Datei im Menü „Datei“. Wenn Sie die PDF-Datei speichern, überschreiben Sie das Original. Wenn Sie sie exportieren, erhalten Sie eine neue Datei.

2. PDFs kombinieren

Wenn Sie zwei PDF-Dateien zusammenfügen müssen, ist Preview die richtige Wahl.

1. Öffnen Sie beide PDF-Dateien in der Vorschau.

2. Aktivieren Sie die Seitenleiste mit den Miniaturansichten über das Seitenleistensymbol.

3. Ziehen Sie die Miniaturansichten einer PDF-Datei per Drag & Drop auf die Miniaturansichten der zweiten. Sie können einige oder alle Seiten ziehen und sie an beliebiger Stelle nach der ersten oder vor der letzten Seite platzieren. Wenn Sie einer einseitigen PDF-Datei etwas hinzufügen, achten Sie darauf, die neuen Seiten direkt auf der Miniaturansicht abzulegen.

4. Speichern oder exportieren Sie die PDF-Datei im Menü „Datei“.

3. Seitenreihenfolge in PDFs ändern

Bei diesem Trick kommt auch die Seitenleiste mit den Miniaturansichten zum Einsatz.

1. Aktivieren Sie bei geöffnetem PDF die Seitenleiste „Miniaturansichten“.

2. Ziehen Sie die Seiten in der Seitenleiste per Drag & Drop, bis sie in der richtigen Reihenfolge sind. Sie können mehrere Seiten auswählen, indem Sie beim Klicken die „Befehlstaste“ gedrückt halten.

3. Speichern oder exportieren Sie die PDF-Datei.

4. PDFs und Bilder kommentieren

Dieser Trick funktioniert auch mit Bildern und basiert auf der Markup-Symbolleiste, die standardmäßig nicht sichtbar ist.

1. Klicken Sie bei geöffnetem Bild oder PDF auf das Symbol in der Markierungssymbolleiste (oder drücken Sie „Befehl + Umschalt + A“).

2. Fügen Sie Formen ein, indem Sie auf das Dropdown-Menü „Formen“ klicken und die Form auswählen, die Sie einfügen möchten.

3. Passen Sie die Rahmen- und Füllfarben in der Markup-Symbolleiste an. Wenn Sie etwas rot einkreisen möchten, stellen Sie die Rahmenfarbe auf Rot und die Füllfarbe auf leer (dargestellt durch ein Quadrat mit einer roten diagonalen Linie hindurch).

4. Fügen Sie Text hinzu, indem Sie auf das Textsymbol klicken. Dadurch wird automatisch ein Textfeld in der Mitte der Seite platziert.

5. Geben Sie Ihren Text in das resultierende Textfeld ein.

6. Verwenden Sie die Markierungssymbolleiste, um die Textfarbe und -größe zu ändern.

5. Text hervorheben

Wenn Sie mit einer PDF-Datei lernen, kann das Hervorheben von Text von unschätzbarem Wert sein. Beachten Sie, dass dies nur in einer PDF-Datei mit Live-Text funktioniert.

1. Klicken Sie bei geöffneter PDF-Datei in der Vorschau auf das Symbol der Markierungssymbolleiste (oder drücken Sie „Befehl + Umschalt + A“).

2. Stellen Sie sicher, dass in der Markierungssymbolleiste die Textauswahl aktiviert ist.

3. Wählen Sie mit dem Cursor den Text aus, den Sie hervorheben möchten.

4. Klicken Sie in der Hauptsymbolleiste auf das Textmarkersymbol. Wenn Sie eine Farbe auswählen möchten, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Symbol.

5. Speichern Sie die PDF-Datei, wenn Sie fertig sind, sonst werden Ihre Markierungen gelöscht.

Bonus: PDF-Formulare ausfüllen

Auch wenn das auszufüllende PDF-Formular nicht als Formular gespeichert ist, können Sie es mit der Vorschau ausfüllen.

1. Sobald Sie Ihre PDF-Datei geöffnet haben, bewegen Sie den Cursor über eines der Formularfelder und klicken Sie.

2. Ein leeres Textfeld wird angezeigt. Beginnen Sie mit der Eingabe und der Text wird automatisch in der Formularzeile angezeigt.

3. Um die Größe des Textes zu ändern, wählen Sie ihn zunächst aus. Blenden Sie dann die Markup-Symbolleiste ein und verwenden Sie dort die Anpassungsoptionen.

Abschluss

Trotz seines schlichten Erscheinungsbilds bietet Preview mehr integrierte Funktionen, als es scheint. Wenn Sie das nächste Mal ein PDF-Formular ausfüllen müssen, brauchen Sie sich nicht mit Adobe zu beschäftigen – sehen Sie sich an, was Sie bereits an Bord haben.

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